Taloyhtiön aivot, muisti ja assistentti
Onko taloyhtiön tieto hajallaan?
Kuluuko työaikaa tiedon etsimiseen?
Ei uusi isännöintijärjestelmä
Taloyhtiön tieto löytyy yhdellä kysymyksellä.
Tuo aineisto sellaisena kuin se on.
Talomuisti nimeää, järjestää ja ohjaa asiakirjat automaattisesti oikean taloyhtiön tarkistusjonoon.
Kun aineisto on hyväksytty, kysy mitä tahansa taloyhtiöstä ja saat vastauksen sekunneissa alkuperäisine lähteineen.
Ei järjestelmän vaihtoa.
Aloita yhdestä taloyhtiöstä.
Pidä muut järjestelmät järjestyksessä Talomuistin avulla.
Miksi Talomuisti
Teillä on jo järjestelmä,
kuten Hausvise.
Hyvä.
Talomuisti säilyttää alkuperäiset asiakirjat, järjestää ne ja ehdottaa selkeitä, yhdenmukaisia nimiä.
Hyväksytyn aineiston löydät nopeasti, ja voit ladata tai siirtää sen myös muihin järjestelmiin.
Aloita yhdestä taloyhtiöstä. Nykyisiä järjestelmiä ei tarvitse vaihtaa eikä aloitus vaadi integraatioprojektia.
Nykyinen järjestelmä tai kansio
Isännöintijärjestelmän liite
Vanha sähköpostiketju
Jaettu dokumenttikansio
"Mistä tämä löytyikään?"
Talomuisti
Milloin julkisivu kunnostettiin?
T
Julkisivun saumaus ja parvekkeiden kunnostus toteutettiin vuonna 2021.
Lähde: Hallituksen pöytäkirja 14.5.2021
Näin se toimii
Dokumentti sisään.
Tieto nopeasti esiin.
Tuo aineisto sellaisena kuin se on.
Talomuisti lukee asiakirjan sisällön, ehdottaa nimeä, tyyppiä ja päivämäärää sekä ohjaa epävarmat tapaukset tarkistettaviksi.
Asunto Oy Mäntyrinne
Taloyhtiön muisti
Hae taloyhtiön muistista
Milloin julkisivu kunnostettiin?
Vastaus Lähteistetty
Julkisivun saumaus ja parvekkeiden kunnostus toteutettiin vuonna 2021.
Lähde: Hallituksen pöytäkirja 14.5.2021
Alkuperäinen tiedosto
scan0048_final.pdf
Säilyy muuttumattomana
Talomuistin ehdotus
As Oy Mäntyrinne – Julkisivuremontti – 14.5.2021.pdf
Selkeä nimi, tyyppi ja päivämäärä
Ihminen hyväksyy
Tarkista ennen käyttöä
Otsikkoa, päivämäärää ja dokumenttityyppiä voi korjata tarvittaessa.
Näin Talomuisti toimii käytännössä
Esimerkki asiakirjojen tuonnista, järjestelystä, kysymisestä ja jatkokäytöstä.
- 1Tuo aineisto
- 2Nimeä ja järjestä
- 3Ohjaa yhtiölle
- 4Kysy ja löydä
- 5Vie eteenpäin
1 / Avustettu dokumenttituonti
Lähetä kaikki asiakirjat kerralla.
Lähetä sovittu aineisto massana sähköpostilla tai tuo se Talomuistiin yhdellä kertaa. Aloitus ei vaadi valmista kansiointia tai nimeämistä.
2 / Selkeä rakenne
Talomuisti nimeää ja järjestää yhdenmukaisesti.
Talomuisti lukee asiakirjan sisällön ja ehdottaa sille selkeää nimeä, tyyppiä ja päivämäärää. Alkuperäinen tiedosto säilyy muuttumattomana.
3 / Taloyhtiökohtainen kohdistus
Aineisto ohjautuu oikeaan taloyhtiöön.
Talomuisti ohjaa asiakirjat oikeiden taloyhtiöiden tarkistusjonoihin. Vastuuisännöitsijä hyväksyy ne ennen kuin ne ovat käytössä.
4 / Talomuistin tärkein työ
Kysy mitä tahansa valitusta taloyhtiöstä.
Saat sekunneissa vastauksen taloyhtiön omista asiakirjoista ja näet aina, mihin lähteeseen tieto perustuu.
5 / Aineisto jatkokäyttöön
Vie asiakirjat sinne, missä työ jatkuu.
Lataa alkuperäiset tai selkeästi ja yhdenmukaisesti nimetyt asiakirjat.
Siirrä ne tarvittaessa muihin ohjelmistoihin tai omalle laitteellesi selkeässä kansiorakenteessa.
Isännöintitoimistolle
Yksi palvelu.
Jokainen taloyhtiö omassa muistissaan.
Talomuisti otetaan käyttöön taloyhtiö kerrallaan.
Toimisto näkee palvelussa olevat yhtiöt yhdestä valikosta ja siirtyy suoraan oikeaan muistiin.
Talomuisti
Valitse taloyhtiö
M
Asunto Oy MäntyrinneTaloyhtiön oma muisti
Valittu
K
Asunto Oy KoivurantaTaloyhtiön oma muisti
Valittu
P
Asunto Oy PuistokulmaTaloyhtiön oma muisti
Valittu
A
Asunto Oy AurinkopihaTaloyhtiön oma muisti
Valittu
Jokainen taloyhtiö on oma, rajattu kokonaisuutensa.
Hallituksen jäsenet näkevät vain oman taloyhtiönsä sallitut tiedot.
Hyöty isännöinnille
Vähemmän tiedonetsintää.
Parempi palvelu taloyhtiöille.
01
Isännöitsijän aikaa säästyy
Sama kysymys ei käynnistä uutta selvitystyötä joka kerta.
02
Uusi vastuuhenkilö pääsee nopeasti alkuun
Päätökset ja historia löytyvät lähteineen, vaikka hallitus tai isännöitsijä vaihtuu.
03
Asiakirjakäsittely kevenee
Talomuisti ehdottaa nimeä ja oikeaa taloyhtiötä. Isännöitsijä hyväksyy.
Yksi selkeä taloyhtiökohtainen hinta
Aloita yhdestä taloyhtiöstä.
Laajenna, kun hyöty näkyy.
Talomuisti ei vaadi suurta toimistopakettia tai raskasta järjestelmähankintaa.
Maksatte vain palvelussa olevista taloyhtiöistä.
Isännöintitoimistolle
Yksi aktiivinen taloyhtiö
29€/ kk
+ alv
Pieni taloyhtiökohtainen kuukausikulu.
Helppo tarjota asiakkaille modernina lisäpalveluna.
Hintaan sisältyy
Avustettu dokumenttituonti ja tarkistusjono
Automaattinen nimeäminen, järjestely ja kohdistusehdotukset
Kysymykset ja lähteistetyt vastaukset
Asiakaspalvelu ja käyttöönoton tuki
Alkuperäisten ja yhdenmukaisesti nimettyjen asiakirjojen lataus ja vienti
Isännöitsijän ja hallituksen käyttäjät sekä rajatut käyttöoikeudet
Ei vähimmäismäärää.
Ensimmäinen pilotti voi olla yksi toimiston asiakastaloyhtiö.
Useamman taloyhtiön kokonaisuuksissa sovitaan erikseen alennettu hinta.
Onko tämä uusi isännöintijärjestelmä?
Ei.
Talomuisti toimii nykyisten järjestelmien rinnalla ja tekee niistä tuotavista dokumenteista kysyttävää tietoa.
Täytyykö aineisto nimetä valmiiksi?
Ei.
Talomuisti lukee asiakirjan sisältöä tunnistamisen tueksi, ja epävarmat tapaukset jäävät tarkistettaviksi.
Jäävätkö asiakirjat Talomuistiin?
Eivät.
Alkuperäisen asiakirjan voi ladata, ja taloyhtiön tiedot voi viedä ulos.
Tuki kuuluu aloitukseen
Tarvitsetteko apua ensimmäisen aineiston kanssa?
Lähettäkää sovittu aineisto sellaisena kuin se on.
Talomuisti ehdottaa kohdistusta ja tietoja, pitää epävarmat tapaukset erillään ja ohjaa aineiston tarkistusjonoon.
Vastuuisännöitsijä hyväksyy asiakirjat ennen käyttöönottoa.
Avustettu dokumenttituonti
Lähetä aineisto sellaisena kuin se on.
Voitte toimittaa usean taloyhtiön asiakirjat kerralla ilman valmista nimeämistä tai kansiointia.
Talomuisti tunnistaa aineistosta taloyhtiön, ehdottaa tietoja ja ohjaa epävarmat tapaukset tarkistettaviksi.
Uusi viesti
Luonnos
Hei, tässä Mäntyrinteen, Koivurannan ja Puistokulman sovitut asiakirjat tarkistettavaksi.
AL
Antti LaineKalliorannan Isännöinti
Kalliorannan Isännöinti
Antti Laine
Tarkistusjono24 asiakirjaa
M
As Oy Mäntyrinne12 asiakirjaa tarkistettavana
K
As Oy Koivuranta7 asiakirjaa tarkistettavana
P
As Oy Puistokulma5 asiakirjaa tarkistettavana
Aineisto tulee käyttöön vasta isännöitsijän hyväksynnän jälkeen.
01Aloita pienestiTuo ensin yhden taloyhtiön sovittu aineisto.
02Talomuisti ehdottaa, ihminen hyväksyyAsiakirja ja sen tiedot ovat käytössä vasta tarkistuksen jälkeen.
Luottamus ennen automaatiota
Talomuisti ei arvaa.
Se näyttää, mihin tieto perustuu.
Jos varmaa lähdettä ei löydy, Talomuisti kertoo sen ja ohjaa tarkistamaan asian isännöitsijältä tai alkuperäisestä asiakirjasta.
Talomuisti ehdottaa. Valtuutettu käyttäjä hyväksyy.
Lähde näkyy ainaVastaus voidaan tarkistaa alkuperäisestä asiakirjasta.
Alkuperäinen asiakirja säilyyTalomuistin antama nimi, tyyppi ja päivämäärä eivät muuta alkuperäistä tiedostoa.
Taloyhtiökohtaiset käyttöoikeudetHallitus näkee vain oman yhtiönsä sille sallitut tiedot.
Taloyhtiöiden tiedot eivät sekoituJokainen yhtiö on oma rajattu kokonaisuutensa.
Isännöitsijä säilyy asiantuntijanaTalomuisti ei ohita isännöitsijää eikä anna juridisia päätöksiä.
Aloita yhdestä asiakastaloyhtiöstä
Yksi taloyhtiö riittää näyttämään hyödyn.
Pilotti tehdään todellisen taloyhtiön PDF-asiakirjoista nykyisten järjestelmien rinnalla.
Näin toimisto näkee pienellä riskillä, löytyykö tieto nopeammin ja helpottaako palvelu isännöinnin arkea.
- 1Valitaan yksi asiakastaloyhtiö
Kohde, jossa vanhoja päätöksiä tai dokumentteja etsitään toistuvasti.
- 2Tuodaan sovittu aineisto
Useita asiakirjoja voidaan lisätä kerralla ilman valmista nimeämistä tai käsin tehtävää alkuluokittelua.
- 3Arvioidaan hyöty yhdessä
Katsotaan, löytyvätkö vastaukset nopeammin ja luotettavasti lähteiden kanssa.
30 minuutin toimistoesittely
Näe 30 minuutissa, miten Talomuisti toimisi yhdelle asiakastaloyhtiölle.
Ei sitoutumista usean yhtiön pakettiin.
Käydään läpi aineisto, käyttöönotto ja käyttöoikeudet.